Отчитане на наеми

Физическо лице предоставя помещение под наем на фирма за извършване на дейност. Сключен е договор за наем между двете страни,като в него са отразени: срока за отдаване на помещението, размера на наема, начална дата и срока за плащането му. Същественото в случая е, че в една от точките фигурира следното условие: Фирмата- наемател се задължава да извърши ремонти и реконструкции по сграда за сметка на наема, като ще удържа сумите до пълното им погасяване, без да се изисква изрично съгласие от наемодателя.

Във връзка с правилното счетоводно отчитане трябва да се оформят документи за отразяване на взаимното прихващане на вземанията и задълженията. Тъй като това условие е изрично упоменато в договора, няма да е необходимо друго изрично съгласие на двете страни. За по- голяма яснота и избягване на бъдещи спорове е желателно наемодателят да подписва всички разходни документи, отнасящи се до извършване на ремонтите на сградата. Когато наемателят е възложил на друг изпълнител ремонтните дейности, то той ще удостоверява разходите си съответно със сключения договор за изпълнение и издадените фактури за извършените услуги. След като ремонта бъде завършен и приет, трябва да се състави протокол от страна на наемателя за сметка на наемодателя- за направените разходи по него. Едновременно с това трябва да се фактурират направените ремонтни разходи на собственика на сградата.

От същия момент наемателят трябва да започне начисляването на задължението си по наема, като за целта наемодателят трябва да ви издаде фактура, ако има регистрация по ДДС. Ако не е регистриран по ДДС се издава сметка за платени наеми, така наречената хонорарна сметка.

Периодично се подписват протоколи, справки и извлечения, които уточняват дължимото от всяка страна, прихванатите суми и остатъци.

Счетоводни статии:

Тъй като наемателят извършва разходите за чужда сметка и тези разходи ще му бъдат възстановени чрез прихващане от задълженията му, наемодателят, който е съответно и собственик дължи тези суми. Сметките в които ще се отразяват направените разходи от наемателя са съобразно приетата счетоводна политика.

Такива са сметките за допълнителна и странична дейност:

Вариант 1- като странична дейност:

Дт/ Външни услуги

Кт/ Парични средства, доставчици т.н.

Вариант 2- като допълнителна дейност:

Дт/ Допълнителна дейност

Кт/ Външни услуги

При приключване на ремонтните дейности:

Дт/ Приходи

Кт/ Допълнителна дейност

Съответно трябва собственика да бъде задължен по дебиторска сметка- Други дебитори.

Дт/ Други дебитори

Кт/ Приходи

За наема, който е дължим, на съответните дати трябва да се начисли задължението към собственика.

Предприятието- наемател е платец на наема и за това то трябва да начисли и съответно да удържи ДДФЛ, който представлява 10% от сумата на наема, съответно намален с 10% нормативно признати разходи.

Договореността направените разходи да бъдат за сметка на наема се осчетоводяват по следния начин:

- Дт/ Разходи (в зависимост от  индивидуалния сметкоплан)

  ан./ Разходи за наеми

  Кт/ Други дебитори

- Дт/ Други дебитори със сумата на данъка

  Кт/ Разчети с бюджета

По този начин едновременно се отразява начисляването на самия наем и прихващането му с вземането.

Втори вариант е:

- за начисляването на  наема:

Дт/ Разходи (в зависимост от индивидуалния сметкоплан)

ан./ Разходи за наеми

Кт/ Доставчици

- за прихващането:

Дт/ Доставчици

Кт/ Други дебитори

Кт/ разчети с бюджета

Вторият вариант дава повече яснота по начислението и прихващането.

Важно! Трябва да се вземе под внимание дали наемодателят има регистрация по ДДС и съответно това да бъде отразено при всички счетоводни операции.

Извършването на така наречените разходи за чужда сметка от наемателя, които ще му бъдат възстановени /в нашия случай чрез наема/- не са инвестиция за наемателя в наетия имот и те не могат да се разглеждат като нематериални активи и съответно не могат да им се начисляват амортизации.

Собственикът наемодател би трябвало да има бъдещи изгоди от направените подобрения на сградата, от което респективно се увеличава нейната стойност и би трябвало да декларира това пред Общината за да се определи новата й данъчна оценка.